Portal Setup

Modified on Thu, 7 Jan, 2021 at 10:00 AM

A. Portal Setup


1.  Click on wrench icon     just beside the Email and SMS Sender Icon.


2.  Setup Circle will open. Click on Portal

3.All the widgets that are available on the Homepage viz. My Attendance, Employee Directory etc 

 will be visible over here in a Grey color section. This indicates that the widgetare iconfiguration 


4.The first action the Admican perform is tenable/disable any widgets. All that the Admin has to

 do is tclick on the greeright check maricon right hand bottom of all widget making it enable/


5.  If the widget is disabled, the green right check mark will turto a red cross mark.

6.  Apart from this HR can also anytime change/uploathe new LOGO of the company.

This is done by just clicking the ZINGHR logo ithe logo section. It will ask you for the new 

logto upload. Select the directory, and the old logo is overwritten or nelogis uploaded.

7. This ian employee Connect WidgetIn this widgetBirthdays, Work Anniversarand Marriage Anniversarare displayed iSEND YOUR BIRTHDAY WISHES Section and New Joineeare displayed in NEW JOINEES section. Thiis the part of employee engagement initiative.

8. All those employees whose Login have been createcan view these employees itheir homepage

 whethey Logiithe Portal. They have the privilege of sending personal emails to such 

 employee who have joined or who have birthdays/anniversaries. Thiis done by clicking the 

  employee displayed ithe section.

9.  As an ADMIN I can change the default mail body from Portal Section. Click on the

WrencIcon ithe employee connect section beside the widget enable/disable icon.

10.  A new Popup will open from where the Admin can set the default mail body for alevents.

       Also he can set what events hato be displayed on the widget. Also on mouse hover - what details of employee need to be shown.

11.Admin can uploathe HR Policieand Practices on the portal itself from where althe employee 

canLogiand refer. This is done by clicking Wrench Icon on HR Handbook Widget just like the one  

ithe Employee Connect Widget.

12. Add a new topic as shown in screen shot. After adding a new topicClick on the added topic tget  the Subtopic Text box enabled. Add the sub Topic as per the screen shot Plnote : Adding Sub Topic

 is Mandatory.

13. Once the Sub topic iadded, it will be visible under the Topic and a section tenter write up,  detailand File Upload will be visible on the right hand side.

14. After filling the write up and other details shown in the screen shot, Admin hathe option of 

    controlling the visibility of this HR Policy attribute level. Eg - If Admin wantto show a 

    particular policy onlto Mumbai Location, then he hatclick on WrencIcon as shown ithe

    screen shot and select the attribute alocation. Once done HR hatclick on Publish for

    Selective Button where the system will give the list of location. Admin has tcheck on the 

    locations and Click OK. The particular policy will be visible tthat location only. 

15. In a very similar way, Admican uploathe most frequentlasked questions on the portal itself  empowering the employeetresolve most frequently occurring queries on their own, saving time and cost.

16. Just like the HR Policy Upload, the FAcan also be attribute wise Plnote:Refer HR PolicPoint No.27

17. Any New happenings or any interesting articles can also be shared witthe employeethrough the

    ZingHR portal itself. This can be again @ Company level or Attribute Level.

    Plnote:Refer HR PolicPoint No.27 for Attribute Level Upload.

18. Any Announcementthat hato be made through out the company or at any particular attribute  level can be done through Company Announcement section. 


19. This announcement comes witthe ‘From and To date feature. Admin can entethe expected  ‘from and to date by whicthe announcement will become outdated. Once the duration is  reached, the announcement will disappear automaticallfrom the widget.

  Plnote :Refer HR Policy Point No.27 for Attribute Level Upload

20. For Smoothening the internal process, we have a built in A Help Desk inside the ZingHR portal. 

   Admin hafull flexibility tconfigure the Help Desk as per their needs and requirements.

21. First we have to create Help Desk Category. It is a broacategory that hato be defined.

     This is done by clicking Wrencicon on the Help Desk Widget ithe Portal section of Setup Circle.

22. A new popup will opein which we can add category. Once the category is added, on the right hand side,

 Admigetthe option of creating sub category. Sub Categorarmucmore narrow category. Eg: Category

 is Iand ithat Admican have PC not working, Mail ID not received etc.

23. After adding the sub category, a call owner needs to be defined to whom the maiwill trigger 

 if anyone raises the Help Desk query of that sub category. Thican be simply done by typing the 

 Name of the call owner ithe provided Call Owner SearcBox as shown ithe Screen Shot.

24. After defining the Call Owner, the SLA (Service Layer Agreement) for that particular Sub Category needs to be defined. This can be in Days or Hours. SLA indicatethaif the call owner

does not respond tthe category within defined timethe query will be escalateto higher authority. 

To define SLA, Admin needs to simply enter any numerical value i"If not responded" text box and

 from the drop down select Hours/Days as show in the screen shot.

25. After defining the SLA, the escalation owner needs to be defined. If SLA icrossethaa

escalation mail and the query raised will go tthe escalation owner. The process of defining

escalation owner is similar to defining call owner by typing the name ithe provided Escalation

owner text box. Once all the above is done, the Help Desk configuration icompleteand the 

employeecan Login to the portal and starraising queries in various categories defined.

26. Just like HR Handbook, FAQ and News & Articles, Help Desk can also Company wise or 

Attribute wise. Definition will be same as HR Handbook

Plnote : Refer HR Policy Point No.27 for Attribute Level Upload

Was this article helpful?

That’s Great!

Thank you for your feedback

Sorry! We couldn't be helpful

Thank you for your feedback

Let us know how can we improve this article!

Select at least one of the reasons
CAPTCHA verification is required.

Feedback sent

We appreciate your effort and will try to fix the article